ÎN VIGOARE DIN 24 FEBRUARIE 2023

Acord Privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal

VIEW ENGLISH VERSION

Prezentul Acord („Acord”) este încheiat între:

Persoana fizică sau juridică care accesează și utilizează Platforma pentru transcrierea fișierelor video/audio („Client”); și
VATIS TECH S.R.L., cu sediul în Strada Lucian Pricop, nr. 50, Vădăstrița, Olt, cod de identificare fiscală 43155475, număr de înregistrare la Registrul Comerțului J28/696/2021 („Vatis Tech”)

Denumite în continuare, în mod colectiv, „Părțile” și, în mod individual, „Parte”.

ÎNTRUCÂT

Vatis Tech oferă un produs software care poate fi utilizat pentru transcrierea fișierelor video/audio prin intermediul platformei disponibile la https://vatis.tech ("Platforma”);
Clientul a fost de acord cu termenii și condițiile generale de utilizare a Platformei ("Contractul”);
În executarea Contractului, Părțile prelucrează date cu caracter personal în calitate de operator și de persoană împuternicită de operator;
Părțile au hotărât reglementarea prelucrărilor de date cu caracter personal pentru a răspunde obligațiilor privind protecția datelor cu caracter personal impuse de legislația aplicabilă.

‍

SE CONVIN URMĂTOARELE

DEFINIȚII

Date cu Caracter Personal

înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă;

Persoana Vizată

înseamnă persoana fizică ale cărei Date cu Caracter Personal sunt Prelucrate, astfel cum sunt menționate în Anexa 1;

Prelucrare

înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra Datelor cu Caracter Personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea;

Operator

înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de Prelucrare a Datelor cu Caracter Personal;

Persoană Împuternicită

înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care Prelucrează Datele cu Caracter Personal în numele Operatorului;

Subcontractant

înseamnă orice Persoană Împuternicită desemnată de Persoana Împuternicită să Prelucreze Date cu Caracter Personal;

Încălcare a Securității Datelor cu Caracter Personal

înseamnă o încălcare a securității care duce, în mod accidental sau ilegal, la distrugerea, pierderea, modificarea, sau divulgarea neautorizată a Datelor cu Caracter Personal transmise, stocate sau prelucrate într-un alt mod, sau la accesul neautorizat la acestea;

Datele cu Caracter Personal Relevante

înseamnă Datele cu Caracter Personal Prelucrate de Persoana Împuternicită în numele Operatorului, astfel cum sunt descrise în Anexa 1;

RGPD

înseamnă Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE;

Legislația Aplicabilă

înseamnă RGPD, orice lege care implementează RGPD sau reglementează protecția datelor cu caracter personal în România, precum și orice ghiduri sau coduri emise de autoritățile competente;

Autoritate de Supraveghere

înseamnă Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal precum și orice altă autoritate de supraveghere vizată, în conformitate cu RGPD;

Clauze Contractuale Standard

înseamnă clauzele standard emise de Comisia Europeană, în conformitate cu art. 46 din RGPD, pentru transferul datelor cu caracter personal în state din afara Uniunii Europene și a Spațiului Economic European, căruia Comisia Europeană nu i-a recunoscut un nivel de protecției adecvat, în sensul art. 45 din RGPD;

Servicii

înseamnă serviciile furnizate de părți în executarea Contractului.

‍

CALITĂȚILE PĂRȚILOR

În Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal Relevante:

Clientul are calitatea de Operator („Operator”);
Vatis Tech are calitatea de Persoană Împuternicită („Persoană Împuternicită”).

Părțile vor Prelucra Datele cu Caracter Personal Relevante în conformitate cu obligațiile prevăzute de prezentul Acord, precum și în conformitate cu obligații impuse de Legislația Aplicabilă.

PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Persoana Împuternicită Prelucrează Datele cu Caracter Personal Relevante ale Persoanelor Vizate doar pentru scopurile menționate în Anexa 1. Persoana Împuternicită nu va Prelucra altfel Datele cu Caracter Personal Relevante decât pe baza unor instrucțiuni documentate din partea Operatorului, inclusiv în ceea ce privește transferurile de Date cu Caracter Personal către o țară terță sau o organizație internațională, cu excepția cazului în care această obligație îi revine Persoanei Împuternicite în temeiul legislației aplicabile. În acest caz, în măsura maximă permisă de lege, Persoana Împuternicită notifică această obligație juridică Operatorului înainte de Prelucrare. Pentru evitarea oricărui dubiu, orice Prelucrare ulterioară a oricăror Date cu Caracter Personal conținute în fișierele audio/video (atunci când acestea din urmă și-au dat acordul) pentru antrenarea algoritmilor de inteligență artificială nu va reprezenta o încălcare a instrucțiunilor Clientului.

Operatorul instructează Persoana Împuternicită și autorizează Persoana Împuternicită să dea instrucțiuni fiecărui Subcontractant să Prelucreze Datele cu Caracter Personal Relevante și să transfere Datele cu Caracter Personal Relevante către orice stat terț, după cum este necesar pentru prestarea Serviciilor și executarea Contractului, cu respectarea dispozițiilor prevăzute de prezentul Acord referitoare la utilizarea Subcontractanților de către Persoana Împuternicită și transferul Datelor cu Caracter Personal.

PERSOANELE DIN CADRUL PERSOANEI ÎMPUTERNICITE

Persoana Împuternicită ia măsuri rezonabile pentru a asigura respectarea Legislației Aplicabile de către persoanele care pot avea acces la Datele cu Caracter Personal Relevante, asigurându-se că accesul este strict limitat la persoanele care trebuie să acceseze Datele cu Caracter Personal Relevante.

Persoana Împuternicită se asigură că toate persoanele menționate la alin. (1) sunt informate cu privire la caracterul confidențial al Datelor cu Caracter Personal Relevante și s-au angajat să respecte confidențialitatea Datelor cu Caracter Personal Relevante.

‍

UTILIZAREA SUBCONTRACTANȚILOR DE CĂTRE PERSOANA ÎMPUTERNICITĂ

Operatorul autorizează Persoana Împuternicită să utilizeze orice Subcontractant, în condițiile prevăzute de prezentul Acord, în legătură cu Prelucrarea Datelor Personale Relevante.

Persoana Împuternicită se va asigura că fiecare Subcontractant este capabil să asigure nivelul de protecție al Datelor cu Caracter Personal Relevante așa cum este cerut în acest Acord.

Persoana Împuternicită va încheia un contract cu fiecare Subcontractant și va include în contractul cu fiecare Subcontractant obligații similare cu cele prevăzute în acest Acord în sarcina Persoanei Împuternicite.

Persoana Împuternicită va informa Operatorul cu privire la orice modificări preconizate privind adăugarea sau înlocuirea Subcontractanților, Operatorul având dreptul de a se opune, pe temeiuri rezonabile, cu privire la Subcontractantul utilizat de Persoana Împuternicită.

‍

DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE

Persoana Împuternicită va asista Operatorul cu privire la îndeplinirea de către Operator a obligațiilor ce decurg din exercitarea de către Persoanele Vizate a drepturilor privind protecția datelor cu caracter personal.

Persoana Împuternicită va notifica Operatorul și va coopera cu acesta cu privire la orice solicitare a unei Persoane Vizate privind exercitarea unui drept în legătură cu Datele cu Caracter Personal Relevante.

‍

SECURITATEA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Persoana Împuternicită va implementa măsuri tehnice și organizatorice adecvate în vederea asigurării unui nivel de securitate corespunzător acestui risc, astfel cum sunt prevăzute de GDPR.

‍

ÎNCĂLCAREA SECURITĂȚII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Persoana Împuternicită înștiințează Operatorul în termen de 72 de ore, de la momentul la care Persoana Împuternicită ia cunoștință de o Încălcare a Securității Datelor cu Caracter Personal în legătură cu Datelor cu Caracter Personal Relevante.

Persoana Împuternicită va lua măsuri imediate pentru a investiga Încălcarea Securității Datelor cu Caracter Personal în legătură cu Datele cu Caracter Personal Relevante și pentru a identifica, preveni și a atenua cât mai mult posibil efectele acesteia.

Persoana Împuternicită va coopera cu Operatorul și va lua măsurile rezonabile conform cu instrucțiunile documentate ale Operatorului pentru soluționarea Încălcării Securității Datelor cu Caracter Personal în legătură cu Datele cu Caracter Personal Relevante.

‍

EVALUAREA IMPACTULUI ASUPRA PROTECȚIEI DATELOR ȘI CONSULTAREA PREALABILĂ

Persoana Împuternicită, ținând seama de caracterul Prelucrării și informațiile aflate la dispoziția sa, ajută Operatorul să asigure respectarea obligațiilor prevăzute la articolele 35 și 36 RGPD referitoare la evaluarea impactului asupra protecției datelor și consultarea prealabilă.

‍

ȘTERGEREA SAU RETURNAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL RELEVANTE

La momentul încetării prestării Serviciilor ce implică Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal Relevante, Operatorul poate solicita Persoanei Împuternicite (i) să returneze Operatorului o copie cu toate Datele cu Caracter Personal Relevante și să elimine toate copiile Datelor cu Caracter Personal Relevante Prelucrate de Persoana Împuternicită și/sau (ii) să șteargă toate Datele cu Caracter Personal Relevante și să elimine toate copiile Datelor cu Caracter Personal Relevante Prelucrate de Persoana Împuternicită. Persoana Împuternicită va acționa conform instrucțiunilor primite de la Operator, fără întârzieri nejustificate.

Prin excepție de la prevederile alin. (1), Persoana Împuternicită va putea ține o copie a Datele cu Caracter Personal Relevante, în măsura în care este supus unei obligații legale în acest sens și pentru durata de stocare impusă de legislația relevantă aplicabilă.

‍

INFORMAREA OPERATORULUI ȘI AUDITUL

Persoana Împuternicită informează Operatorul în cazul în care, în opinia sa, o instrucțiune încalcă RGPD sau alte dispoziții din dreptul intern sau din dreptul Uniunii referitoare la protecția datelor cu caracter personal.

Persoana Împuternicită pune la dispoziția Operatorului toate informațiile necesare pentru a demonstra respectarea obligațiilor prevăzute de prezentul Acord și de Legislația Aplicabilă, permite desfășurarea auditurilor, inclusiv a inspecțiilor, efectuate de Operator sau alt auditor mandatat de către Operator și contribuie la acestea.

Operatorul va menține confidențialitatea informațiilor în legătură cu serviciile Persoanei Împuternicite la care va avea acces în timpul auditului. De asemenea, Operatorul se va asigura că orice auditor mandatat va respecta această obligație.

‍

TRANSFERUL DATELOR CU CARACTER PERSONAL

În cazul în care Datele cu Caracter Personal Relevante sunt transferate într-un teritoriu sau către un stat din afara Uniunii Europene sau a Spațiului Economic European care nu a fost desemnat de către Comisia Europeană ca asigurând un nivel adecvat de protecție, Părțile vor lua măsuri se siguranță adecvate, inclusiv prin încheierea unor Clauze Contractuale Standard.

‍

DURATĂ

Prezentul Acord intră în vigoare la data semnării sale și încetează la cea mai târzie dintre următoarele date: (i) data încetării Contractului sau (ii) data încetării ultimelor Servicii prestate în temeiului Contractului.

‍

CLAUZE GENERALE

Acest Acord este guvernat de legea română și orice litigii în legătură cu acest Acord vor fi de competența instanțelor din România.

În cazul în care există neconcordanță între dispozițiile prezentul Acord și orice altă înțelegere între Părți, inclusiv dispozițiile Contractului, acest Acord prevalează în ceea ce privește aspectele legate de obligațiile de protecție privind Datele cu Caracter Personal ale unei Persoane Vizate.

În cazul în care obligațiile Părților vor trebui modificate ca urmare a unor schimbări intervenite la nivelul Legislației Aplicabile sau ca urmare a emiterii de către Comisia Europeană sau de către Autoritatea de Supraveghere a unor clauze contractuale standard, inclusiv în cazul modificării sau adoptării unor noi Clauze Contractuale Standard cu privire la transferul internațional, Părțile se obligă să modifice acest Acord în mod corespunzător, prin încheierea unui nou acord.

‍

ANEXA 1